Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Havulaavu Oy (jäljempänä myös “Kirjoittaminen” tai “me”):

Havulaavu Oy
Y-tunnus: 33135545-3
Postiosoite: Metsontie 16, 13600 Hämeenlinna
Sposti: info@kirjoittaminen.fi

Tietosuoja-asioita hoitaa Marinella Himari (info@kirjoittaminen.fi).

Mitä tarkoituksia varten keräämme henkilötietoja ja millä perustein sitä käsittelemme?

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että meillä on vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa henkilötietojen tallentamiselle ja käsittelemiselle. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Kurssien ja ladattavien tuotteiden tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja palveluiden tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Yhteydenottopyyntöjen aikana saamme ja käsittelemme henkilötietoja. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja erityisesti asiakkuuksien hallintaa, palvelujen toimittamista, laskutusta, perintää ja palautteiden käsittelyä varten. Näiden toimien osalta henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu, lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (mm. kirjanpito, verotus) sekä oikeutettu etumme.

Rekisteröityneiden käyttäjien tunnistaminen ja palveleminen. Verkkokurssimme ovat käytettävissä verkkosivustollamme vain sopimuksen tehneille asiakkaille ja rekisteröityneille käyttäjille. Keräämme myös henkilötietoa näiden palveluiden tarjoamiseksi ja palvelua käyttävän henkilön tunnistamiseksi, sillä tällaiset palvelut perustuvat rekisteröityneen käyttäjän tunnistamiseen. Tämän osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimus ja sen täytäntöönpano sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Pyrimme etsimään uusia asiakkaita palveluillemme ja markkinoimme niitä erityisesti sosiaalisissa medioissa, hakukoneissa ja muissa digitaalisissa kanavissa sekä saatamme toteuttaa erityisesti sähköpostitse suoramarkkinointia tai asiakasviestintää. Saatamme myös muodostaa profiileja taikka kohdentaa mainontaa tai markkinointia sen perusteella, mistä henkilöt ovat aiemmin kiinnostuneet tai missä he ovat vierailleet. Näiden toteuttaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä ja keräämistä. Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös markkinoinnin tehokkuuden ja verkkosivuston käytön analysoimiseksi ja mittaamiseksi. Markkinointi saattaa sisältää myös automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Lainmukaisina käsittelyperusteina tässä on erityisesti oikeutettu etumme, joltain osin mahdollisesti myös suostumus. Henkilöllä on aina kuitenkin mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi, riippumatta siitä, perustuuko se suostumukseen vai ei.

Kurssipalvelujen kehittäminen. Liikeideamme on madaltaa kynnystä kirjoituskursseille osallistumiseen sekä teknologian ja digitaalisten palveluiden avulla tehdä koulutuspalvelut helpommin, tehokkaammin ja myös edullisemmin useamman asiakkaan saataville. Saatamme kerätä ja käsitellä henkilötietoja palvelujen kehittämiseksi tämän liikeidean mukaisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi analysoimalla palveluidemme käyttöä tai teettämällä kyselyitä tai tutkimuksia. Lainmukainen käsittelyperusteemme tämän osalta on erityisesti oikeutettu etumme.

Lakisääteiset velvoitteet, oikeudelliset vaateet. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus) ja oikeudellisten vaateiden valmistelemiseksi taikka niihin vastaamiseksi sekä petosten estämiseksi tai selvittämiseksi.

Mitä henkilötietoja KIRJOITTAMINEN kerää? Mistä lähteistä tietoa saadaan?

Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja.

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Potentiaalisten ja nykyistenkin asiakkaiden osalta merkittävä lähde henkilötiedoille on kotisivumme ja sillä olevat yhteydenottolomakkeet. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, pääasiassa kuitenkin asiakasyrityksiin liittyen.

Palautepalvelu ja mentorointipalvelut

Palaute- ja mentorointipalvelujen osalta keräämme tyypillisesti asiakkaisiin ja potentiaalisiin liittyen erityisesti seuraavia henkilötietoja:

• Yhteyshenkilön nimi
• Sähköpostiosoite
• Asuinmaa
• Yhteydenottopyyntöihin liittyvät viestit
• Mahdolliset markkinoinnin kiellot, uutiskirjetilaukset tai suostumukset
• Sähköpostikirjeenvaihto
• Toimeksiantoon liittyvät tiedot
• sekä lisäksi yritysasiakkailla:
• Osoitetiedot ja y-tunnus
• Työnantajan laskutustiedot
• Työpuhelinnumero.

Verkkopalvelujen rekisteröityneet käyttäjät

Valtaosa palveluistamme on käytettävissä rekisteröityneille käyttäjille (esim. verkkokirjoituskurssit). Näiden käyttäjien osalta keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Henkilötietoja syntyy ja kerätään myös palveluiden käytön aikana.

Keräämme ja käsittelemme verkkopalveluiden rekisteröityneihin käyttäjiin liittyen erityisesti seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Tilauksen sisältö
• Tilauspäivämäärä
• Laskutustiedot
• Rekisteröinnin yhteydessä annetut viestit ja muut tiedot
• IP-osoite
• Rekisteröitymishistoria
• Digitaalisten sisältöjen ja webinaarien lataus- ja käyttötiedot
• Mahdollisten koulutusten suorittamiseen liittyvät tiedot.

Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Yksityisyyden ja luottamuksellisuuden varmistaminen on palveluiden tarjoamisessa äärimmäisen tärkeää. Niinpä tietoja käsittelevät lähtökohtaisesti vain palveluiden suorittamiseen osallistuvat henkilöt.

Tallennamme tietoa kuitenkin lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja käytämme tietojen tallentamiseen tunnettuja ja luotettavina pidettäviä pilvitallennuspalveluja, joten henkilötietojen käsittelyssä saatetaan käyttää rajatuissa tarkoituksissa ulkopuolisia alihankkijoita. Alihankkijoiksi katsottavia henkilötietojen käsittelijöitä käytämme erityisesti seuraavissa asioissa:

• digitaalisten palveluidemme kehittäminen ja ylläpito;
• verkkosivuston hosting-palvelut;
• taloushallinto ja laskutus;
• sähköpostimarkkinointi ja muu digitaalinen markkinointi;
• verkkopalvelujen analytiikka; ja
  tietojen ja tiedostojen tallennus.

Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Siirtääkö KIRJOITTAMINEN henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google (pilvitallennus, analytiikka) ja Mailerlite (sähköpostimarkkinointi). Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina ovat (1) tietojen siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko KIRJOITTAMINEN säilyttää henkilötietoja?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Rekisteröityneitä palveluiden käyttäjiä koskevat rekisteröitymistiedot säilytetään niin kauan, kuin he ovat rekisteröityneitä palvelujen käyttäjiä. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Pyrimme myös päivittämään ja poistamaan turhia, vääriä tai vanhentuneita tietoja aika ajoin.

Miten KIRJOITTAMINEN säilyttää ja suojaa henkilötietoja?

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Valitsemme tietojen tallennukseen ja käsittelyyn hyvämaineisia ja turvalliseksi tunnettuja palveluntarjoajia. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Tallennamme ja varmuuskopioimme tiedot siten, että palvelut ovat tarvittaessa helposti ja nopeasti palautettavissa käyttöön ongelmatilanteissa.

Onko tietojen antaminen pakollista? Mitä seuraa, jos en anna tietojani?

Tietojen antaminen on vapaaehtoista erityisesti potentiaalisille asiakkaillemme. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi on kuitenkin tietyltä osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Saatamme myös tarvita tietoa siinä määrin, että voimme selvittää olemmeko esteellisiä uuden toimeksiannon vastaanottamiseen. Potentiaalisilta asiakkailta pyydämme verkkosivustollamme yleensä nimen ja sähköpostiosoitteen.

Mitä oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen?

Rekisteröityneet käyttäjät

Rekisteröityneenä Kirjoittaminen.fi-käyttäjänä voit kirjautua omaan profiiliisi ja päivittää salasanasi.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@kirjoittaminen.fi.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@kirjoittaminen.fi tai noudattamalla sähköpostimarkkinoinnissa esitettyjä ohjeita tai klikkaamalla sen linkkejä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@kirjoittaminen.fi tai ottamalla muutoin yhteyttä yritykseemme edellä kuvattuja yhteystietoja hyödyntäen.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka henkilötietojen käsittelyn periaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua kuitenkin tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Evästeet

Evästeet Kirjoittaminen.fi-verkkosivuilla ja niiden hallinta

Verkkosivustomme saattaa käyttää evästeitä muun muassa palveluiden toimittamiseksi, sivuston käytön analysoimiseksi, sisältöjen ja mainonnan tuottamiseksi ja kohdentamiseksi sekä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi.

Evästeitä hyödyntämällä voidaan kohdentaa verkkosivuston käyttäjälle sisältöjä tai mainontaa KIRJOITTAMINEN omilla sivuilla, ulkopuolisilla verkkosivustoilla tai sosiaalisessa mediassa esimerkiksi sillä perusteella, mistä asioista verkkosivuston kävijä on ollut kiinnostunut vieraillessaan KIRJOITTAMINEN verkkosivuilla. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja saatetaan yhdistää muihin asiakastietoihin mainonnan kohdentamisessa. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää lähtökohtaisesti suostumusta, kuten evästeiden käyttö markkinointitarkoituksiin, joka pyydetään verkkosivuston kävijältä verkkosivuilla olevan evästehallintatyökalun avulla. Mikäli verkkosivuston kävijä haluaa keskeyttää evästeiden käyttöön perustuvan mainonnan kohdentamisen tai muuttaa evästeasetuksiaan, sen voi tehdä sen kyseisessä evästehallintatyökalussa. Evästehallintatyökalu sisältää lisätietoja KIRJOITTAMINEN-verkkosivuilla käytössä olevista evästeistä.

Saatamme myös luovuttaa evästeiden keräämiä tietoja kolmansille osapuolille tässä evästekäytännössä ja tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.